Politique de confidentialité globale applicable aux relations avec les professionnels de santé

Date de dernière mise à jour : juin 2024

Le présent document décrit le processus de traitement des données personnelles recueillies par le groupe Almirall dans le cadre de ses relations avec les professionnels de santé et les gestionnaires de santé.

La première partie contient des informations basiques à savoir et la deuxième partie fournit des informations supplémentaires venant compléter et enrichir les informations basiques.

Pour toute question à propos de la présente politique de confidentialité, veuillez contacter notre délégué à la protection des données (DPD) à l’adresse électronique suivante : dpo.global@almirall.com.

1. Informations générales

2. Informations supplémentaires

2.1. QUI EST LE CONTRÔLEUR DES DONNÉES PERSONNELLES DES PROFESSIONNELS DE SANTÉ ET DES GESTIONNAIRES DE SANTÉ ?

Le contrôleur est la personne morale du groupe Almirall qui intervient dans chaque pays dans lequel le professionnel de santé et/ou le gestionnaire de santé dispose d’une adresse professionnelle. Dans le cas de la France, la société qui agit en tant que responsable du traitement est Almirall SAS, dont l'adresse est située à Immeuble DUEO, 5 Boulevard Gallieni, 92130 Issy-les-Moulineaux, France.

Pour consulter la liste et les coordonnées de l’ensemble de nos filiales, visitez notre site web à l’adresse suivante : https://www.almirall.com/our-purpose.

Vous pouvez également contacter notre délégué à la protection des données à l’adresse dpo.global@almirall.com.

2.2. QUELLES DONNÉES PERSONNELLES TRAITONS-NOUS ?

Les données personnelles que nous stockons et traitons aux fins détaillées dans la section suivante sont :

a) Les coordonnées personnelles : cette catégorie de données personnelles inclut, par exemple, vos noms et prénoms, votre adresse professionnelle (lieu de travail), vos numéros de téléphone et de fax, votre spécialité, ainsi que votre adresse électronique, votre identifiant, votre signature et toute autre information permettant de vous contacter. Soit, vous nous avez fourni volontairement ces données en remplissant un formulaire lors de l’un de nos échanges, soit nous avons extrait ces données d’annuaires professionnels ou autres sources accessibles au public. La société IQVIA Information, S.A. nous a également fourni vos coordonnées personnelles aux fins détaillées dans la section suivante.

b) Données personnelles que nous recueillons sur votre compte : nous intégrons à nos outils de relation client des données recueillies par nos délégués médicaux lors de leurs visites. Ces données se rapportent à vos intérêts, au contenu de nos échanges, à votre pouvoir d’influence et de décision, etc.

c) Les coordonnées bancaires et les données financières personnelles : ces données ne sont traitées que si cela s’avère nécessaire dans le cadre du paiement de prestations ou du remboursement de dépenses engagées dans le cadre d’une activité spécifique.

d) Autres informations professionnelles telles que les publications, les activités de recherche clinique, les participations aux Adboards, les rôles universitaires, les distinctions honorifiques, les récompenses et autres informations professionnelles pertinentes.

2.3. À QUELLES FINS UTILISONS-NOUS VOS DONNÉES PERSONNELLES ?

Nous traitons vos données dans le cadre de la gestion de nos relations avec les professionnels de santé et les gestionnaires de santé, qui comprend :

a) Les visites de nos délégués médicaux, qui sont destinées à vous fournir des informations actualisées à propos de nos produits et services, et à répondre à vos questions spécifiques à propos des informations médicales communiquées.

b) Les invitations à des rencontres scientifiques et à des activités d’éducation médicale et de santé, à la fois celles que nous organisons et celles que nous parrainons et pensons être susceptibles de vous intéresser.

c) La distribution d’échantillons gratuits de nos produits.

d) L'ajustement de nos échanges et des messages communiqués selon votre spécialité, vos habitudes professionnelles et l’intérêt porté à nos produits.

e) Notre respect des exigences réglementaires en matière de pharmacovigilance. Pour en savoir plus à ce sujet, visitez notre site web à l’adresse suivante : www.almirall.com et consultez notre déclaration globale de pharmacovigilance.

f) Notre respect des exigences légales ou déontologiques en matière de transparence liée aux transferts de valeur que nous pouvons vous octroyer dans le cadre d’une activité ou d’une prestation de service. Dans ce cas, nous vous informerons à l’avance de la politique de confidentialité applicable au traitement particulier de telles données.

g) Le Tiering Médical concernant le recrutement et l’évaluation de l’éligibilité à participer : à des essais cliniques et autres études de recherche, à des Adboards, à des publications, à des prestations de services, pour garantir qu'Almirall respecte la juste valeur marchande en ce qui concerne les frais liés à ces activités, dans le respect des obligations légales auxquelles Almirall est soumis, des codes de conduite dont Almirall est signataire ou des bonnes pratiques de marché concernant les normes d’éthique d’Almirall, selon le cas. Ce traitement permet de faire correspondre vos données avec l'objet de la mission et de déterminer la juste valeur marchande des honoraires.

h) La réalisation d’enquêtes et études de marché relatives au domaine médical/sanitaire.

i) L’envoi de messages par médias électroniques et marketing direct, par divers canaux, aux professionnels de santé, pour informer à propos de nouveaux produits et de nouvelles indications de produits existants, et d’actualités ou d’activités Almirall susceptibles de vous intéresser. À cette fin, nous pouvons également être amenés à analyser l’usage que vous en faites (par exemple, si vous consultez les liens reçus). Par ailleurs, si les données recueillies sur votre compte proviennent de votre enregistrement sur l’une de nos pages web ou applications mobiles, vous serez systématiquement informé des conditions de traitement des données recueillies, au moment de la validation de votre enregistrement, et devrez donner votre consentement spécifique à chaque objectif visé par le traitement des données.

j) Répondre à vos questions, y compris concernant les demandes d'informations médicales

2.4. COMBIEN DE TEMPS CONSERVERONS-NOUS VOS DONNÉES ?

Vos données seront conservées tant qu’elles sont exactes et que vous maintenez une activité professionnelle liée à la santé, ceci pendant la durée maximale autorisée par la loi ou requise par les autorités sectorielles de régulation, sans préjudice de l’éventuelle extension de cette période en raison d’exigences légales. Pour les demandes d'informations médicales, les données personnelles fournies seront conservées pendant le temps nécessaire à la résolution de ces demandes et pour nous permettre de procéder à une assurance qualité. Ensuite, vos données seront rendues non identifiables.

2.5. QUELLE EST NOTRE BASE JURIDIQUE POUR TRAITER VOS DONNÉES PERSONNELLES ?

Notre base juridique pour traiter vos données personnelles, selon l’objectif particulier visé et détaillé en section 2.3., peut être l’une des bases juridiques suivantes:

• Objectifs (a), (b), (d) et (g) : le traitement des données est dans l’intérêt légitime du contrôleur, en particulier :
  • Objectif (a) : Cet objectif est basé sur l’intérêt légitime de contacter les professionnels de santé pour planifier une visite visant à informer sur nos produits et services, ceci par voie directe. Ce traitement nous est bénéfique, car il nous permet d’informer sur nos produits et services; et il est également bénéfique pour les professionnels de santé, qui peuvent ainsi être informés des produits et services disponibles dans leurs secteurs d’activité respectifs.
    
    Le traitement est nécessaire et proportionné à l’objectif visé de contacter les professionnels de santé et les gestionnaires de santé dans le but de les informer sur nos produits et services.
    
    De plus, si l’on considère (i) la nature des données, c’est-à-dire les coordonnées des professionnels de santé; (ii) la manière dont ces données sont traitées dans le cadre de la gestion de nos relations avec les personnes concernées ; et (iii) l’attente raisonnable des personnes concernées au regard d’un tel traitement, nous pouvons conclure que le traitement n’est pas intrusif ni disproportionné quant aux droits et libertés des personnes concernées.
  • Objectif (b) : L’objectif lié à l’invitation des professionnels de santé à des rencontres scientifiques ou médicales et à des formations est basé sur l’intérêt légitime, car il s’agit là de faire connaître nos produits et services, et de les promouvoir auprès des professionnels de santé, créant ainsi en retour une communauté «Almirall».
    
    Ce traitement est également bénéfique pour les personnes concernées, qui ont ainsi l’opportunité de développer leur réseau de contacts et d’améliorer leurs connaissances en participant à des rencontres et formations.
    
    L’activité de traitement est jugée nécessaire et raisonnable, car elle nous aide à atteindre nos objectifs de ventes. Et si l’on considère (i) la nature des données, c’est-à-dire les coordonnées des professionnels de santé ; (ii) la manière dont ces données sont traitées dans le cadre de la gestion de nos relations avec les personnes concernées ; et (iii) l’attente raisonnable des personnes concernées au regard d’un tel traitement ; nous pouvons conclure que le traitement n’est pas intrusif ni disproportionné quant aux droits des personnes concernées.
  • Objectif (d) : L’ajustement de nos échanges et des messages communiqués selon la spécialité, les habitudes professionnelles et les intérêts exprimés par les personnes concernées, grâce aux données obtenues de sources internes, est également basée sur notre intérêt légitime. Cela permet de communiquer de manière plus simple, plus efficace et personnalisée avec chacun de nos interlocuteurs, et de présenter plus en détail les produits et services adaptés à chacun.
    
    Ce traitement est également bénéfique pour les personnes concernées, qui ont l’opportunité de recevoir des messages personnalisés de notre part.
    
    L’activité de traitement est jugée nécessaire et raisonnable, car elle nous permet de personnaliser nos échanges et/ou messages communiqués aux personnes concernées intéressées. Si l’on considère (i) que l’établissement d’un profil se fait uniquement sur la base des données que nous obtenons de nos collaborateurs ; (ii) que les données obtenues sont traitées de manière à pouvoir adapter nos messages aux préférences des personnes concernées ; et (iii) qu’il existe une attente raisonnable au regard de ce traitement, nous pouvons conclure que ce traitement n’est pas intrusif ou disproportionné quant aux droits des personnes concernées.
  • Objectif (g) : Le recrutement et l’évaluation de l’éligibilité à participer à des essais cliniques et autres études de recherche, à des comités consultatifs, à des publications, à des prestations de services, etc. est basé sur l'intérêt légitime de contacter tout professionnel avec lequel nous interagissons pour mener des activités de collaboration, telles que le recueil de votre opinion à propos d'une étude, la promotion de nos produits et services, etc. afin de faire correspondre les paiements à la juste valeur marchande. Cependant, dans certains pays, cette activité de traitement peut être basée sur les obligations légales auxquelles Almirall est soumise en matière de respect de la Juste Valeur marchande auprès des Professionnels de Santé, en tenant compte des lois applicables. Ce traitement est également bénéfique pour les personnes concernées car elles ont l’opportunité de participer à des essais cliniques et autres études de recherche, à des comités consultatifs, etc. De même, le traitement est nécessaire car il nous permet de contacter les professionnels de santé en vue de leur participation à nos activités de recherche. Également, si l’on considère (i) la nature des données, les coordonnées professionnelles des personnes concernées ; (ii) la manière dont ces données sont traitées pour gérer nos relations avec elles; et (iii) l’attente raisonnable au regard du traitement ; nous pouvons conclure que ce traitement n’est pas intrusif ou disproportionné quant aux droits des personnes concernées.
  • Objectif (j) : Répondre à vos questions, y compris les informations médicales. Notre intérêt légitime en tant qu’entreprise pharmaceutique est de répondre à toutes les demandes des professionnels avec lesquels nous interagissons. Ces demandes peuvent concerner des informations sur les produits, des informations scientifiques (informations médicales) ainsi que tout autre type de questions que vous pourriez poser à Almirall. Ce traitement est également bénéfique pour les personnes concernées car elles ont la possibilité de demander des éclaircissements sur les produits Almirall et/ou de poser d'autres questions scientifiques. De même, le traitement est nécessaire puisqu'il nous permet de donner les informations indispensables suite aux demandes que nous pourrions recevoir de votre part.
    
    En tenant également compte (i) de la nature des données, qui sont de simples données d'identification, et du contenu de votre demande ; (ii) la manière dont ces données sont traitées pour fournir des informations médicales ou autres ; et (iii) les attentes raisonnables concernant le traitement ; nous pouvons conclure que l'impact de ce traitement n'est ni invasif ni disproportionné par rapport aux droits des personnes concernées.
• Objectifs (c) et (h) : La base juridique de tels objectifs est le consentement donné par la personne concernée. Un tel consentement peut avoir été donné au travers d’une action affirmative claire, définie comme une manifestation de volonté, libre, spécifique, éclairée et univoque de la personne concernée d’accepter le traitement des données.
• Objectif (e) : La base juridique de cet objectif est l’exécution des obligations légales émanant des autorités sectorielles de régulation, ainsi que l’intérêt général en matière de santé.
• Objectif (f) : La base juridique de cet objectif est l’exécution des obligations légales émanant des autorités sectorielles de régulation.
• Objectif (i) : La base juridique d’un tel objectif est le consentement donné par la personne concernée. Un tel consentement peut avoir été donné au travers d’une action affirmative claire, définie comme une manifestation de volonté, libre, spécifique, éclairée et univoque de la personne concernée intéressée d’accepter le traitement des données. De même, la base juridique peut également être l’exécution d’obligations contractuelles ou la gestion de relations précontractuelles.

2.6. AVEC QUI PARTAGERONS-NOUS VOS DONNÉES ?

Vos données ne seront pas transmises à des tierces parties, excepté aux organismes et autorités publics (administratifs ou judiciaires), conformément aux dispositions légales et réglementaires. Les données personnelles relatives aux transferts de valeur seront divulguées selon notre politique de confidentialité liée au traitement de ces données, qui vous sera communiquée en temps utile.

De même, nous serons amenés à partager vos données avec des sociétés qui nous aident à atteindre les objectifs indiqués en section 2.3. ci-dessus, et avec lesquelles nous avons signé des accords de service garantissant le traitement de vos données dans le respect de la confidentialité et des lois applicables en vigueur.

En cas de transmission des données en dehors de l’Espace Économique Européen (EEE) vers une filiale ou un fournisseur situé dans un pays n’ayant pas reçu confirmation d’un niveau de protection des données adéquat par la Commission européenne, les données seront dûment protégées par les clauses contractuelles types approuvées par la Commission européenne ou les règles contraignantes d’entreprise applicables aux préposés au traitement des données.

2.7. QUELS SONT VOS DROITS À PROPOS DE VOS DONNÉES PERSONNELLES ET COMMENT POUVEZ-VOUS LES EXERCER ?

Vous disposez d’un droit de consultation de vos données personnelles, ainsi que d’un droit de rectification des données inexactes ou, le cas échéant, d’un droit à la suppression des données, lorsque, entre autres raisons, les données recueillies ne sont plus nécessaires pour atteindre les objectifs pour lesquels elles avaient initialement été recueillies.

Dans certaines circonstances vous pouvez demander à limiter le traitement de vos données, auxquels cas nous conserverons vos données uniquement à des fins d’exercice ou de défense de droits en justice.

Par ailleurs, dans certains cas, et pour des raisons liées à votre situation particulière, vous pouvez vous opposer au traitement de vos données. Almirall, interrompra le traitement de vos données, hormis pour des raisons légitimes impérieuses, ou à des fins d’exercice ou de défense de droits en justice.

De plus, vous disposez d’un droit de portabilité des données, ainsi que d’un droit de retrait de votre consentement à tout moment, sans que cela n’affecte la légalité du traitement des données effectué dans le cadre du consentement donné avant le retrait de consentement.

Pour exercer vos droits, veuillez envoyer une demande écrite aux Opérations commerciales globales d’Almirall SAS, à l’adresse postale Immeuble DUEO, 5 Boulevard Gallieni, 92130 Issy-les-Moulineaux, France. 

Enfin, vous pouvez contacter l’une des entités de contrôle européennes dans le cadre de toute plainte liée au traitement de vos données personnelles. Vous trouverez une liste actualisée de ces organisations, classées par pays, à l’adresse suivante : https://edpb.europa.eu/about-edpb/about-edpb/members_en